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A la hora de planificar un evento, debemos tener en cuenta que la inmensa mayoría de los asistentes tienen entre sus manos algún tipo de dispositivo móvil. Este hecho puede ser todo un desafío para los organizadores de un evento pero no debemos preocuparnos, podemos aprovechar esta distracción como una ventaja a la que sacar provecho.

Como es sabido, aquellos que hemos asistido a eventos, hemos visto cómo los asistentes hacen uso de sus dispositivos ya sea para escribir un mail, recibir una llamada, tomar notas, revisar qué sucede en la oficina o simplemente, tomar fotos y publicarlas en redes sociales. Esta última acción, cada vez más frecuente aún, es a la que debemos prestar una mayor atención y plantearnos si aprovechar esta distracción para potenciar la conexión y el engagement del público con nuestra marca.

Este es el objetivo de este post, ofrecer qué  herramientas de planificación estratégica están a nuestro alcance para potenciar el engagement a través de un evento y que éste, no solo llegue a la audiencia presencial (offline), sino que alcance a una audiencia más global en el mundo online.

Lo primero que debemos cuestionarnos es si a nuestros asistentes les estamos dando las  herramientas pertinentes para participar de forma activa en el evento e interactuar con nosotros (nuestra marca). Nuestra estrategia en el evento debe tener presente los siguientes objetivos:

  • Hacer partícipe al público
  • Generar engagement
  • Ganar visibilidad
  • Mejorar la imagen de marca

CÓMO POTENCIAR EL ENGAGEMENT A TRAVÉS DE UN EVENTO

1.- Crear un hashtag específico del evento para todas las redes sociales.

En la mayoría de los eventos es frecuente ver el uso de hashtags pero, ¿realmente es eficaz este hashtag? ¿Se está aprovechando? ¿Lo hemos escogido bien? En anteriores publicaciones hemos hablado del uso de hashtag, aun así, exponemos un par de consejos a tener en cuenta:

  • Comprobar que el hashtag no haya sido utilizado en otros eventos o por otras marcas (sobre todo que no hayan sido creados por tus competidores).
  • Evita que el hashtag pueda tener doble sentido o tenga problema de desambiguacion: se confunda con otra cosa que no queremos comunicar.
  • El hashtag debe ser fácil de recordar, deletrear y ser orientativo, afín a la temática del evento o al nombre del mismo.

En resumen, el hashtag debe ser: único, simple, breve  y relacionado con el evento. Debemos asegurarnos que los asistentes reconozcan de forma fácil cual es el hashtag del evento. Para ello habrá que colocarlo en zonas visibles: en cartelería, en la web, en pantallas, en el escenario, cada vez que publiquemos en medios online, etc.  Esto hará que sea aún más fácil participar y formar parte de la conversación, así como permitirnos medir la repercusión de la conversación del evento en social media (alcance, engagement, etc).

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2.- Meet ups previos al evento

Esta acción es muy útil para grandes eventos. Es una forma de tener un primer contacto días previos a la fecha de inicio. Realizar pequeños encuentros informales (meet ups) permite: encontrar nuevas formas de interactuar desde el principio con los invitados, fomentar la participación e incrementar el interés y el número de asistentes. Asimismo, los asistentes pueden interactuar entre ellos de forma que cuando llegue el evento ya exista una conexión entre los participantes (se conozcan). Esto aportará un valor adicional a nuestro evento.

3.- Social Media Walls

Los Social Media Walls nos permitirán gestionar y filtrar el contenido publicado en redes sociales referente a nuestro evento. Es una herramienta muy útil para mostrar los contenidos generados por los asistentes en pantalla a tiempo real. Además de mostrar actualizaciones en directo, permite ver los resultados de sondeos en vivo y otros datos de forma que puede desenganchar los ojos de los participante en sus propios dispositivos. También es una forma que potenciar que los asistentes participen en redes sociales subiendo fotos o comentarios sobre el desarrollo del evento. Ayuda a generar contenido y potencia el engagement, y por ende, ayuda a viralizar nuestro evento en el mundo online.

4.- Usar a tus contactos para incrementar las interacciones.

Los mejores aliados para animar a que los asistentes publiquen y compartan contenidos sobre nuestro evento en sus redes (fomenten interacciones) son: los empleados del evento, los presentadores, invitados de honor y los ponentes. Una de las mejores opciones para potenciar las interacciones es invitar a varios influencers de nuestro sector o relacionado con la temática del evento, para que, con su presencia y publicación de contenido de nuestro evento, consigamos incrementar el engagement.

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5.- Ofrecer un espacio en el que el asistente le motive tomar una foto. 

Como por ejemplo:

  • Espacio photocall donde los asistentes se tomen fotos.
  • Espacios adornados o con estructuras funcionales (ejemplo, zona de recarga de batería móvil, zona de descanso, etc.)
  • Mupis
  • Tener una mascota o personaje con quien hacer un foto
  • Cabinas de fotos instantáneas

6.- Sorprender a tu invitado, buscar el factor “cool” y “entertainment”

El objetivo es buscar algo que dar a los asistentes que ellos no esperen. Algunos ejemplos:

  • Gamificar el evento: fomentar las interacciones entre los asistentes a través de un juego. Rompecabezas, misiones u objetivos a cumplir, caza-tesoro, resolver un enigma, …
  • Concursos. Por ejemplo, concurso de fotos en el photocall, concurso del tweet más creativo, etc.
  • Sorteos. A cambio de acciones sociales como puede ser el uso del hashtags.
  • Dar la oportunidad de realizar donaciones con la asistencia al evento o con un café solidario, por ejemplo.
  • Música en directo para amenizar el evento entre ponencias y mesas redondas, o durante los periodos de descanso y comidas.
  • Zona con fotógrafo profesional. Las fotos realizadas por un profesional siempre gustan. Estas fotos se podrán compartir en la Red y de esta forma los usuarios pueden acceder a fotografías de calidad de forma gratuita.
  • Pantallas interactivas, un asistente robot virtual o uso de tecnología puntera que sorprenda a los asistentes.

Debemos pensar en ofrecer servicios o experiencias adicionales que sorprendan al público asistente al evento y podamos aumentar el interés de nuestro evento en redes sociales.

7.- Establecer sinergias, crear áreas de networking

En ocasiones, algunos asistentes ven una oportunidad asitir al evento para establecer relaciones comerciales, lazos empresariales, sinergias entre negocios, etc. Pero resulta que no siempre durante el evento se encuentra un lugar idóneo para tener una conversación de calidad. A veces no hay espacios dedicados a estas personas interesadas en actividades de networking. Por este motivo, ofrecer este tipo de espacios, es un +1 para la organización de nuestro evento. Esto también ayudará a la difusión previa del evento como mencionábamos al principio, al igual que ocurre con los meet ups previos al día de inicio del evento.

networking en un evento

OTRAS ACCIONES ADICIONALES A TENER EN CUENTA (y que también influyen en el engagement)

  • Hacer una retransmisión en streaming del evento
  • Compartir la clave del WIFI a los asistentes. Facilitar la conexión ayudará el acceso de los asistentes a sus redes sociales durante el evento.
  • Publicar tweets con los mejores momentos del evento
  • Compartir imágenes del transcurso del evento
  • Crear vídeos cortos y publicarlos en los medios online
  • Monitorizar el hashtag de nuestro evento para ver cómo fluye la conversación en torno a nuestro evento.

Este último punto, es relevante para evaluar si todas las acciones llevada a cabo han repercutido o no en el engagement. Gracias a herramientas como NETOPINION, podemos monitorizar y analizar tanto cuentas en redes sociales como hashtags o términos concretos sobre el evento en cualquier medio online. En otras ocasiones hemos analizado campañas de hashtags de eventos. Si deseas más información de nuestra herramienta

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